Cinco dicas práticas para garantir o compliance da sua viagem corporativa

POR PiaR Comunicação

Com o avanço da vacinação e a retomada das atividades, as viagens corporativas voltaram a fazer parte do dia a dia das empresas. Elas, que são ótimas opções para fechar negócios e fidelizar os clientes, precisam de normas e uma boa organização. Hoje as companhias já contam com um compliance estruturado, que está relacionado à adequação às normas dos órgãos de regulamentação. Assim, ele envolve todas as regras, políticas, controles internos e externos e diretrizes estabelecidas para o negócio em todas as esferas: fiscal, trabalhista, financeira, contábil, ambiental, previdenciária, jurídica, ética, entre outras.

Os benefícios do compliance e do self compliance vão desde o fortalecimento da confiança dentro e fora da empresa até a gestão dos recursos e redução de custos – gerando valor para funcionários, empresas e consumidores. Diante disso, Thiago Campaz, CEO do VExpenses, plataforma que automatiza a gestão de despesas dos funcionários, listou cinco dicas práticas para garantir o compliance da sua viagem corporativa. Confira:

Crie e/ou aprimore sua Política de Viagens Corporativas

O primeiro critério de importância quando falamos sobre compliance e self compliance em viagens corporativas, sempre será a política de viagens corporativas. Ela pode ser definida como um apanhado de diretrizes em relação às jornadas empresariais, dentro ou fora do país de origem da empresa, estabelecendo todas as demandas a serem seguidas durante todo o processo da viagem, desde o seu planejamento até sua conclusão. 

Crie e/ou aprimore sua Política de Reembolso

É importante também estruturar e formalizar uma política de reembolso – já que eles  são uma prática muito recorrente quando se trata de pagamentos durante as viagens corporativas. Ele tem como objetivo estabelecer e deixar claro quais despesas são reembolsáveis aos funcionários, como é calculado o valor, como o processo ocorrerá e quais procedimentos e regras devem ser respeitados por ambas as partes  para que ele aconteça da melhor forma.

Crie e/ou aprimore sua Política de Uso de Cartão Corporativo

Esta define e formaliza regras para utilização e outros aspectos relacionados a esse uso como penalidades do descumprimento, auxiliando na redução de fraudes.

Divulgue as políticas de maneira eficaz

Fica difícil fortalecer o self compliance se as políticas existirem, mas não forem divulgadas. É importante garantir que os colaboradores tenham acesso a essas informações, para que possam consultá-las, mesmo que remotamente. É ideal apresentar a eles em reuniões e palestras, já que o conteúdo apenas escrito pode não ser integralmente absorvido. 

Conte com tecnologias especializadas

A tecnologia permite automatizar tarefas e obter mais tempo para dedicar a atividades mais relevantes. Sendo assim, o trabalho torna-se mais significativo e estimulante – o que favorece a satisfação com o trabalho e o self compliance. Além disso, vimos que a tecnologia pode aprimorar a segurança das informações e a precisão dos relatórios e da prestação de contas, fortalecendo a gestão de compliance. Aposte nisso.

Crédito: Pixabay